пятница, 12 июля 2013 г.

Психология человеческих взаимоотношений

Очень важно научиться тонкому искусству обращения с людьми как при повседневных деловых встречах, так и при личных контактах.

Исследования многих институтов показывают, что продвижение по службе, преуспевание в финансовом отношении обусловлены не только профессиональными знаниями, но и умением общаться с коллегами, личными качествами и способностью работать с людьми, четко излагать свои мысли, а также умением слушать других.

Секретарь не должен раздражаться по пустякам.

Известно, что умственные способности между людьми поделены не равномерно.

Не надо из-за этого подвергать коллег и посетителей фирмы даже малейшей критике.

Критика в этой связи бесполезна, потому что зачастую вызывает обиду. 

Люди часто искренне не видят своих недостатков.

Попробуйте лучше понять, почему они поступают так, а не иначе, что движет ими, попытайтесь деликатно обратить их внимание на упущения.

Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность – вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками.

Интересоваться людьми, которые приходят к вам в офис, а тем более ждут приема вашего руководства, необходимо, но ни в коем случае не следует пытаться заинтересовать каждого вошедшего своей персоной – для секретаря это более чем актуально.

Помните, что посетители офиса, даже говоря вам комплименты, могут рассчитывать, что вы поведете себя, как та «ворона с сыром» из басни Крылова.

Не исключено, что от вас хотят под каким-либо благовидным предлогом получить информацию о фирме и ее руководстве, причем любого плана, даже негативную.

И если вы по своей наивности или неопытности вооружите их этими «козырями» в деловой игре, которая ведется с вашим начальством, то на переговорах в выигрыше будет, к сожалению, не ваше руководство.

А это рано или поздно раскроет и вашу, пусть невольную, роль в этой игре и отразится на всей дальнейшей карьере.

Что же делать? 

А все очень просто.

Вы, как преданный фирме сотрудник, стоящий на страже ее интересов, вместо того чтобы болтать о себе и делах своего предприятия, напротив, искренне поинтересуйтесь посетителями, а если удастся завязать разговор, то, возможно, узнаете нечто большее, чем сухие официальные данные с визитки.

А если полученная информация придется кстати, возможно, будет заключена благодаря вам удачная сделка или улучшены уже сложившиеся отношения.

Улыбайтесь. Приветствуйте посетителей радостно и с энтузиазмом.

С этим же чувством отвечайте по телефону. 

Попытайтесь изменить свое настроение на положительное и поступать в соответствии с ним.

Состояние счастья не зависит от внешних условий, оно внутри нас. 

Находясь в одном и том же месте и имея одинаковое финансовое состояние, один может быть несчастлив, а другой, наоборот, переполнен счастьем.

Ваша улыбка осветит офис и наполнит его дружественной атмосферой, и это будет притягивать к вам и вашей фирме только положительно настроенных людей.

Находиться постоянно в состоянии бодрости, с улыбкой на устах вам поможет оптимизм, причем оптимизм как черта характера и как убеждение, жизненная установка.

Будьте хорошим слушателем.

Не перебивайте, чтобы рассказать о себе самом, а лучше задайте уместные вопросы, на которые человеку (посетителю или руководителю) приятно будет ответить, поощряйте его, чтобы он как можно больше рассказывал о себе. 

Говорите с ним о том, чего хочет он.

Если он вас обвиняет, обезоруживайте: «Да, я не права».

Обращайтесь к мотивам личной заинтересованности и как можно реже употребляйте «я».

Обязательно фиксируйте данные визиток посетителей.

Тренируйте память на имена.

А для фирм, нуждающихся в спонсорской помощи, очень актуальны и даты рождения руководителей крупных объединений, которые способны эту помощь оказать.

Напоминание своему руководству о необходимости поздравить по телефону или же лично не останется не замеченным.

В крайнем случае можно будет воспользоваться электронной почтой, если вы, конечно, заранее позаботились об адресе.

Если вы намерены что-то доказать своему руководителю, то постарайтесь это сделать искусно, не вступая с ним в споры, а, напротив, преподнося это так, будто бы это его мнение, но он просто забыл. При этом не забудьте восхититься его находчивостью и прозорливостью.

Чаше используйте выражения: «я, возможно, ошибаюсь» или же «со мной это часто случается», а также слова «полагаю», «мне так кажется». Не используйте категорических заявлений.

Если к вам обратились с вопросом, желательно изначально правильно его понять. Вникните в точку зрения и обстоятельства. Для этого необходимо дослушать говорящего, не перебивая, а затем только отвечать. Чтобы ответ был достаточно точным и компетентным, секретарю необходимо быть в курсе всего происходящего в фирме. Он подобен рулевому у штурвала, и ему надо верно держать курс, который указывает руководитель организации.

Избавьтесь от волнения, кто бы перед вами ни стоял, даже если сам президент.

Это ваш пост, здесь вы – самый главный, и от того, как уверенно и четко вы будете работать, зависит отношение к вам и коллег, и посетителей, и конечно же руководства.

Следите за своей речью.

Именно она является показателем нашей интеллигентности. Слова, произнесенные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, указывают на уровень нашего образования и культуры.

Живите сегодняшним днем, не забивая голову неразрешимыми вчерашними проблемами и тем, что может произойти.

Душевное спокойствие, как запах роз, привлекает людей.

Помните, что секретарь общается с людьми, и от того, как он умеет управлять мимикой своего лица, интонациями голоса, жестами, зависит результат.

Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма – все это обеспечивает успешную работу секретаря.

3 комментария:

  1. Алла, я думаю, все написанное Вами важно и нужно применять не только секретарям, но и любым работникам офисов. Да и не только им. Ведь от правильного общения, умения слушать и искренне сопереживать очень много зависит. Это очень важно. А деликатность и предупредительность - это начало начал, и залог успеха.

    ОтветитьУдалить
  2. Благодарю Вас Мария за комментарий.
    Конечно же от правильного общения зависит дальнейшее сотрудничество и хорошие взаимоотношения, не зависимо какой пост занимать. Думаю это как при встрече так при переписке. Вежливость, тактичность всегда приветствовалось и будет так всегда.

    ОтветитьУдалить
  3. Это прекрасные советы для всех нас. Негативом и хамством ничего не добьешься. Да и беспокойство и суетливость отталкивают. От таких людей очень быстро устаешь. Так что советы важные и нужные. Принимаю их к сведению.

    ОтветитьУдалить