четверг, 21 марта 2013 г.

Личные качества секретаря-референта

Для  выработки  деловых качеств, секретарь-референт должен обладать и личными качествами, без которых нельзя стать профессионалом.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно.

Добросовестность. Вы должны скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика секретарской работы требует  готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях.
Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.

У Вас должна быть уверенность, что  сделали  все   зависящее от Вас. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создаст неблагоприятное впечатление о Вас, даже если  Вы и  обладаете необходимыми деловыми качествами.

Следует помнить, что «секретарь - лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении Вы  всегда должны быть готовы оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к Вам, должен быть уверен, что все возможное сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

В разговоре употребляйте только вежливые формы, не допускайте фамильярности, обращения на «ты» и т.д.

Если Вы  знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, постарайтесь изложить ее как можно более деликатно.

Среди других личных качеств, которые необходимы хорошему секретарю, отметила бы  и такие как:

-умение быстро вникать в суть дела;

-общительный характер очень помогает  наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; 

-артистизм и чувство юмора  помогут Вам  создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками;

-способность к самообучению, расширению своего кругозора.

Конечно же, перечисленные личные качества не даются  в готовом виде. Нужен повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к этой престижной работе.

Комментариев нет:

Отправить комментарий