четверг, 21 марта 2013 г.

Деловые качества секретаря-референта

Особенность работы секретаря-референта заключается в том, что приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами.
Приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. И часто неполадки в работе являются следствием  негативных деловых и личных качеств.

К деловым качествам я бы в первую очередь отнесла  профессионализм. Это владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков. Умение работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Не менее важное  качество - ответственность, которое вырабатывается с опытом работы. Вы всегда  должны быть  готовы принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что Вы можете работать самостоятельно, способны квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.

При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону следует использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам.


Очень важно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем  само организованности. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Недопустимы опоздания, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания.

Организованность и пунктуальность  проявляются в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Вы должны хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают Ваш руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении.

Инициативность. Следует проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, вы должны быть уверены, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Комментариев нет:

Отправить комментарий